仕事をするうえでは報告・連絡・相談（以降、「報連相」と記載）は必要不可欠です。
この記事をご覧になっている方は報連相で悩んでいる方かと思います。
一緒に学び、正しい報連相を身に付けましょう。
報連相をしっかりとできているのかな？
報連相が正しくできているのか不安です。
正しいやり方、方法を知りたいです。
この記事で紹介するコト
- 報連相する目的
- 報告や説明の仕方
- 報告を忘れてしまう対策
- 報連相のテクニック
社会人スキルの基礎となる部分を正しく理解していきましょう！
報連相の目的を理解しよう
「報告・連絡・相談」にはそれぞれの目的が存在します。
その一つずつの目的は共通してる部分もあれば分離している部分もあります。
一つずつ掘り下げて目的を理解しましょう。
報告の目的
目的
「報告」は業務の状況や進捗を共有します。
基本、上司は部下から報告をもらって業務進捗を把握します。
報告をもらい、問題が起きている場合や進捗が悪い状況であれば、上司は即座に業務の軌道修正します。
報告は仕事を円滑に進めていくうえで欠かせないものです。
「報告」は3つ（報告・連絡・相談）の中で最も重要だと言えます。
前に上司から「報告していない人間は仕事をしていない」と言われた記憶があります
極端な話かもしれないけど、仕事していない同等のレベルかも
それほど仕事において「報告」は必ずやるべきことであり、やって当たり前のことです。
連絡の目的
目的
「連絡」の目的は情報の共有の視点だと「報告」と同目的です。
連絡の場合は不特定多数に向けて決定事項や注意喚起で活用します。
報告は一対一で行うことが多いのに対して連絡は多くの人に何かしらを伝えることが多いです。
報告に比べると行う頻度は下がりますが、知っておいてほしい人に共有するいった意味では目的は同じです。
相談の目的
目的
「相談」の目的は自己成長するために手助けをしてもらうことです。
・経験したことがないコト
・分からないコト
などに対してアドバイスをもらい、吸収できれば自己成長に繋がります。
悩みや困ったことがあった場合に頼りになる人に相談することが多いですよね。
・悩みを解決したい
・意見をもらって自信に繋げたい
などの相談するシチュエーションや内容は様々です。
僕は話を聞いてもらうだけでも気持ちが楽になりますね。
相談して「気持ちが楽になる」「やる気に繋がり、抱えている問題が解消する」
こういった理由で相談するのもとても良いことです。
報告のテクニック
「報告」について掘り下げていきましょう。
仕事をしていたら意識していなくても、一定量の報告はできているかと思います。
報告はやり方を変えたり、報告する頻度を調整したりすることも大切です。
ちょっとしたテクニックを身に付けるだけで質の高い報告ができるようになります。
報告テクニック
悪い報告ほど早く
よく言われることですが、報告の中でも最も大事なコト。
「悪い報告は早くする」です！
大切なことなので強調します。
悪い内容であればあるほど早く報告する
悪い報告をするのは躊躇（ちゅうちょ）します。
確かに気持ちが後ろ向きになってしまいがちだよね。
上司に報告したら叱られると思うと報告したくないな...
悪い報告は気持ちが後ろ向きになりがちでしょう。
確かに悪い報告をすると叱られてしまう可能性はあります。
ですが、報告を遅らせてしまうとさらに叱られてしまう可能性が高くなります。
また、叱られてしまうことだけではなく、次のようなリスクがあることをしっかりと理解しましょう。
- 影響が拡大してしまうリスク
- 信頼を失ってしまうリスク
- 叱られる可能性を格段に上げてしまうリスク
重要なのは1つ目のリスク「影響が拡大してしまう」です。
報告をしなかったばかりに影響が大きくなってしまう最悪のケースです。
すぐに報告した場合、迅速にリカバリー（軌道修正したり、元に戻すこと）ができるので影響を最小限に抑えられる可能性が高いです。
報告を遅くすることにメリットはありません。
悪い内容の時ほどいち早く報告をしましょう！
小さなことでもとにかく報告しよう
「報告」はまめにしましょう。
小さな内容でも上司に報告して問題ありません。
もし、報告する内容が小さすぎて不要な報告だと判断された場合には上司から不要だと言われると思います。
そういった場合には以後、似たような内容の報告しなくて問題ありません。
報告する側が報告が不要かどうかを判断しないコト
報告が必要か不要かの判断は上司によって異なるので正解はありません。
そのため、基本的には報告を行い、不要だと言われたら、なくしていけば問題ありません。
良くないのは自分の感覚だけに頼ってしまい、上司がしてほしいと思っていることまで報告しなくなることです。
あくまでも報告をもらいたいのは上司（また同僚、後輩）です。
なるほど～、自分の感覚で報告しないように注意します！
報告する手段を選択する
「報告」には手段が複数あります。
報告する手段
- 対面で直接、報告する
- 電話で報告する
- メール、チャットで報告する
- 日報、週報などで報告する
報告する手段は「重要度」「緊急度」によって使い分けましょう。
特に重要度、緊急度が高い内容については手段を複合させると報告の質は高くなります。
例えば、初めにメールで出来事の詳細を記載して送ります。
送ったら、直接報告に向かい、口頭で説明する手段です。
上司からするとメールをしてくれている安心感と口頭で説明をもらえるので分かりやすいです。
口頭のみで報告で終わると時間の経過で上司が失念してしまっている場合があります。
そういった場合には、残念ながらあなたが報告をしていないのではないかと疑われてしまうこともありえます。
そうならないためにも口頭＋形に残るもので報告するのが良いでしょう。
相手の立場も考えた上で報告する手段が最適かを考えられると質の高い報告ができるようになります。
重要、緊急ではないけど上司に把握しておいてほしいことはどうすればいいですか？
日報、週報などで報告する手段が良いでしょう。
上司に報告している事実と形に残っていることが重要だね。
ただし、上司によっては口頭で報告をもらいたいと思う方もいます。
上司が求める報告手段については仕事をやりながら掴んでいければいきましょう。
話初めに「○○の件で報告です」と伝える
報告をする時に本題をいきなり話し始めてしまう方がいます。
これは相手が一定の話を聞かないと何の話をしているのか理解することができません。
そこで報告する初めに「○○の件で報告です」といったようにクッション言葉を入れましょう。
聞く側は「○○の件の内容」として心構えができるので理解がスムーズです。
なんとなく報告していると「報告なのか？それとも相談？」と困惑されてしまうことも少なくありません。
そうすると話も長くなってしまったり、想定外の話に進んだりしてしまう恐れがあります。
尚、初めに「○○の件で報告です」と宣言すると自分自身も報告しやすくなります。
ぜひ試してみてください！
質問されそうな内容を事前に考えておく
報告すると上司から予想外な質問がくることがありませんか？
あります💦
上司は経験が豊富なので多角的に物事を見ています。
そのため報告したら自分が想定していなかった質問をされる可能性も充分あります。
報告する場合には、質問されそうなことを色々な視点で考えておきましょう。
もし考えが行き届かなくても考えるだけで成長に繋がります。
上司から質問が自分の考えにはなかった場合には新たな考えが身に付いた良い成長機会です。
そして報告の経験値を上げていくと質問されそうなことが感覚が掴めるようになってくるかと思います。
抽象的な表現は控える
報告に限った話ではありませんが、何かを伝える場合には抽象的な表現は控えましょう。
なるべく「具体的に」報告しましょう。
抽象的な表現で悪い例は次の通りです。
抽象的な言葉の悪い例
- 「あとちょっとで終わります」
「あとちょっと」は人の感覚に依存してしまう表現です。 - 「もう少し頑張れば間に合います」
「もう少し頑張る」という精神論の表現です。 - 「たまに発生します」
使いがちですね。
「たまに」は相手はどれくらいの頻度か分からないです。
どれも頻繁に使ってます...
報告はより具体的に相手に分かりやすく伝えることが重要だね！
なるべく数字を使って報告する
数字を使った良い報告は次の通りです。
数字を使った良い例
- 「XX月XX日までには完了します」
完了する日付を伝えると相手にも安心感を与えます。 - 「月に2回～3回の頻度で作業が発生します」
「たまに」の抽象的な表現を変えた言い方です。
回数を入れるとイメージが非常にしやすくなります。 - 「XXの作業には4時間かかります」
作業に対してどれくらいの時間がかかるのかを数字で表しているのでイメージがしやすいです。
「もし自分が上司だったら」と考えて報告すると質の高い、良い報告ができるようになります！
口頭で報告する際にはタイミングに注意
口頭で報告する際にはタイミングに注意しましょう。
上司は多くの仕事をこなしています。
周りから見えている以上に多くの仕事をこなしている方がほとんどです。
そんな上司は「いつでもどんなときでも報告が受けられる」状態ではありません。
口頭で報告しようとする際には上司の様子をチェックしましょう。
もし、誰かと話してる場合やトラブルが起きている場合などは報告するのは控えたほうがいいでしょう。
細かくタイミングを計る必要はありません。
ただ、明らかにタイミングが良くないと思ったら、時間をおいて報告するようにしましょう。
緊急の場合は除きます。
緊急時はすぐに報告しましょう。
連絡のテクニック
「連絡」のテクニックは2つ紹介します。
工夫を加えるだけでも連絡の質は高くなります。
報告と類似している部分がありますので被っている部分は省略します。
連絡は基本的にメールやチャットなどで行うケースがほとんどですので、2つを例にしてテクニックを紹介していきます。
箇条書きを活用する
連絡をする際に文章が長くなってしまっている人がいます。
文章だけで説明されると読みづらくなってしまうことが多いです。
そういった場合には箇条書きを活用しましょう。
箇条書きは言いたいことを整理できるメリットがあり、相手にもとても伝わりやすいです。
また連絡以外でも箇条書きは分かりやすく方法としてとても便利です。
教えてもらってから箇条書きはだいぶ意識して使うようになりましたね。
「文章力がない」と思っている方は特に箇条書きを積極的に活用しましょう！
文章のテクニック向上について以下の記事で紹介していますので合わせてご覧くださいませ。
結論を先に
「結論を先に」述べましょう（または書きましょう）。
先に結論を伝えることは報告にも共通しています。
文章で伝える際には構成次第では無理に結論から先に伝える必要ない
ただし結論から書いたほうが相手に伝わるスピードが速いことが多いです。
なるほど～、ケースによつて分けることもあるんですね！
相談のテクニック
「相談」のテクニックは5つ紹介します。
相談は基本、自分の悩みを相手に伝えて解消させること目的です。
相談も方法を覚えるだけで質が良くなりますので是非ご活用ください！
事前に一定の情報は調べた上で相談
分からないこと、困っていることがある中で一切、自分で努力しない状態で相談するのは良くありません。
ただ楽をしたいだけに思われてしまう可能性があります。
自分なりの努力はしたけどうまくいかなかった姿勢を出すことは大切
気持ちは相手に伝わります。
そして「力になってあげよう！」と思われる可能性が高くなります。
確かに！
「助けてあげよう」と思われそうですね！
1対1の相談を活用する
相談は1対1が多いです。
1対1で相談する際に心がけたいのは、周りから見られない環境で相談することです。
普段は周りに人がいる状況で相談することが多いと思いますが、相談する内容によって周りから見られない方法を相談すると効果的です。
なぜなら、相談された側は「頼りにされている」と思います。
そのように感じてもらえたら、周りに人がいる状態で相談した場合と比べると親身に相談に乗ってくれるようになります。
人は「頼りにされている感覚」を持つとその人を助けてあげたいと思うものです。
1対複数の相談を活用する
「1対1の相談」とは異なり、相談相手が複数人いるケースです。
複数人に相談するケースは次のような時です。
- XXが分からないから知っている人がいたら教えてほしい
- XXの作業が詰まってしまい、協力してほしい
こういったケースはピンポイントで誰かに相談するよりも会議やチャット、メールなどで複数人に一斉に相談する方法が効率的です。
悩みを解決できるスピードが速くなる可能性が高いです。
悩みを明確に伝える
悩んでいることの内容は「明確に」伝えましょう。
悩みをあいまいに伝えてしまうと的確なアドバイスがもらえない可能性があります。
「どういったことで困っていて自分はどうしたいと思っている」
なるほど、自分がどうしたいと伝えることも重要なんですね。
すると相手からは悩みの解消方法のアドバイスをもらえる可能性がグンと上がります。
反対に抽象的だと相手もどのようなアドバイスを出したら良いか困ってしまいます。
時に「悩みを聞いてほしいだけ」の場合もある
そういった場合には「話を聞いてもらえませんか」と一言添えましょう。
またこのワードも頼りにされている感覚となり効果があります。
人は頼りにされると助けてあげたくなる気持ちが強くなります。
アドバイスを試した成果を報告する
アドバイス内容を試した後の行動も重要です。
たまに見かけますが、アドバイスで悩みが解決したのにアドバイスをしてくれた人に何も報告しない人がいます。
あぁぁ、やってしまっているかも💦
悩みが解決されたことに嬉しさで頭が一杯になり、やりがちだね。
アドバイスをもらい問題が解消された、または良くなったのであればアドバイスをくれた人に報告しよう！
アドバイスに限らず何かをしてもらったら、感謝の気持ちは絶対に忘れてはいけません。
問題が解消されて舞い上がってしまい、感謝の気持ちを忘れがちの方は要注意です。
アドバイスした側は感謝の言葉をもらえたら「また助けてあげたい」と思います。
そして「アドバイスした内容が間違っていなかった」とその人の自信にも繋がります。
結果の報告は忘れないようにしましょう！
まとめ
報告・連絡・相談のやり方、考え方を身につけられると質の高い報連相が行えるようになります。
「報連相」は社会人の基本です。
基本をしっかりと抑えて、忠実に実践すれば必ずできるものです。
「当たり前のことを当たり前にこなせる人材」はとても優秀です。
ぜひ、ご覧の皆さんも今回の記事を参考にしていただき、優秀な人材として働く会社で活躍していただきたいと思います。