【必見！メール・文書】伝わりやすい文章-テクニック5選

ビジネスではメールを活用する場面はとても多いです。

また、メール以外にも『チャット』『LINE』などで連絡する場面も多くありますよね。

メールテクニック5選

紹介するテクニックは次の5つです。

PREP法（結論→理由→具体例→結論）を活用しよう

PREP法を知ろう

社会人になった方は一度は聞いたことがあるかもしれません。

もし、聞いたことがない方はこの記事でぜひ覚えて行ってください。

『PREP』は次の単語の頭文字をとった略称のことを言います。

P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Exmple（具体例）
P：Point（結論）

4文字の頭文字を取った文章テクニックが『PREP法』です。

PREP法を使うと何がいいの？

PREP法を使用するメリットは複数あります。

PREP法を使ったメール、文章のメリットは次のような例です。

• 文章が伝わりやすくなる
• 説得力が出る
• 根拠が増す

読み手の理解が深まることに加えてスムーズに理解・納得してもらえる効果が期待できます。

書いていく順序を決めてしまえば、どういった文章にするか迷うことも減ります。

『PREP法』はメールや文章に限らず『プレゼンテーション』や『就職の面接』などでも使えるテクニックです。

『誰に何かを伝えたい・理解してもらいたい』時には、ぜひ活用しましょう。

『箇条書き』を活用しよう

『箇条書き』は多くの人が使ったことがあるかと思います。

情報や状況を簡潔に伝える時には『箇条書き』を活用するのは最適です。

何かを説明する際、『情報や状況』を長々と文章にしてしまう人がいます。

ですが、文章だけで説明すると長くなったり、読みづらくなるケースが多いです。

『箇条書き』とは

『箇条書き』とは何ですか？

こう聞かれると案外、答えが難しいと思います。

『箇条書き』は起きている状況、事柄などを並べて書く方法を言います。

文章で表現するのではなく言葉を簡潔に並べることが箇条書きです。

以下の例で文章と箇条書きの違いを紹介します。

■文章の場合

忘年会の件ですが、12月22日（金）もしくは12月29日（金）で検討しています。開催場所の候補は○○、時間は18時から開始を予定しています。参加できる人はどちらの日程に参加可能か記載して返信ください。

■箇条書きの場合

忘年会の参加受付の連絡です。
・開催日：12月22日（金）　or　12月29日（金）
・開催時間：18：00～
・開催場所：○○
候補日で参加できる方はどちらが参加可能か記載の上、返信ください。

『箇条書き』のテクニック、ポイント

• 先頭に「・」「○」などの記号を入れる
  
  『箇条書き』の基本です。
  
  先頭に「・」「○」などをつけて見やすくしましょう。
  
  
• 短く簡潔に記載する
  
  端的（たんてき）に情報を伝えることが重要です。
  
  記載する文章や情報量が多くなっては、箇条書きの効果が弱くなります。
  
  また、箇条書きでは「です」「ます」調を使いません。
  
  敬語口調で終えてしまうと文章になってしますので注意です。
  
  
• 同じワードを何度も繰り返さない
  
  同じワードを何度も繰り返してしまうと見やすさを損ないます。
  
  2、3回の仕様は違和感がないですが、使いすぎは控えましょう。
  
  
• 先頭に数字を振る場合の注意点
  
  1.○○
  2.○○
  3.○○
  
  といったように先頭に数字を記載することがあります。
  
  数字を振る場合の注意点は順番（優先度や重要度）と思われてしまう可能性があります。
  
  どの項目が重要で、どの項目から手を付けるべきかなどの説明書きをしたい場合には有効的です。
  
  もし、順番を付けたいわけではない場合には、数字を割り振るのはおすすめしません。
  
  
  むしろ、使わないほうが良いでしょう。

『5W1H』を活用しよう

『5W1H』とは

『5W1H』は次の単語の頭文字を表している言葉です。

企業で働いたことがある人は馴染みのある言葉だと思います。

何か物事を進めていく上ではこの『5W1H』の考え方は必要不可欠です。

『5W1Ｈ』を正しく身に付けたい人は以下の記事で紹介しています。

合わせてご覧ください。

【ビジネスで必須】基本の『5W1H』を身につけよう！

この記事で紹介するコト 『5W1H』の概要説明 『5W1H』を使う目的 『5W1H」の使い方 『5W1H』を正しく理解しよう 『5W1H』の概要は『メールの伝わりやすい文章-テクニック5選』でも紹介し ...

『5W1H』を活用するメリットって？

先に述べましたが、ビジネスでは『5W1H』を活用するのは必要不可欠です。

そんな『5W1H』は文章を分かりやすく伝えるためにとても重要です。

メール文章内に『5Ｗ1Ｈ』を組み込むと読み手が理解しやすくなります。

ただし、文章内容によっては『5W1H』を活用しなくても良い場面もあります。

その場合、無理に活用しなくていいです。

無理に活用してしまうと逆に分かりづらくなってしまう恐れもあります。

活用するかしないかは文章内容によって柔軟に選択しましょう。

件名で内容が分かるように書こう

『件名』について会社の先輩や上司から学ぶ機会は少ないかもしれません。

『件名』は軽視されがちですが、ひっそりと重要な役割を担っています。




忙しい人は件名で本文を見るか見ないか判断する人もいる！

それほど『件名』は重要です。

可能な文字数であれば、『件名で要件を伝える』くらいの気持ちで件名を書けると良いでしょう。

もし、件名で要件を伝えることができれば、メールを受け取った側の時間短縮に繋がります。

してしまいがちな件名に注意！

してしまいがちな件名に注意しましょう。

『○○の件です』

上記のような件名はしてしまいがちですよね。

内容を大枠としてまとめた件名です。

悪いとはまでは言いません。

ただし、これだと『○○の件』ということは分かってもそれ以外のことは分かりません。

件名も『具体的』が大切！

件名の重要性も分かっていただけかと思います。

件名は『具体的』が大切です！

例えば...次のような件名

○○の件で○○に困っており、相談したいことがあります。ご確認お願い致します

メールを受け取った側は『どんな相談だろう？』と関心を持ちそうですよね。

関心を持ってくれたら本文を熟読してくれる確率は高くなります。

ただし、件名が長くなりすぎないように注意しましょう。

長すぎるのは見づらくなってしまう可能性が上げてしまいます。

情報量が多い場合は別ファイルを添付しよう

書きたい情報量が増えると、必然的に文章は長くなりがちです。

長すぎる文章は良くありません。

文書が長くなると起きるデメリット

・読みにくくなる
・読み手の読む意欲を低下させる

特にビジネスではテキスト形式でメールを書くことが基本です。

メールで伝える場合、改行や箇条書き以外の工夫が難しいです。
※企業によってはHTML形式を採用しているところもあります

ではどうするのか？？

別ファイルに情報を載せてメールに添付する

別ファイルにテキストファイルを添付する方法でも効果はあります。

添付ファイルも読み手に添付ファイルを開いてもらう手間が増えますが、文章が長くなりすぎて読みづらくなるよりはマシです。

文章が長くなりすぎてメール自体を読んでもらえない事態は最も避けたいです。

文章の量次第では別ファイル添付する方法をうまく活用しましょう！

番外編：添付ファイルや件名を忘れてしまう対策

次のようなことはありませんか？

・メールにファイルを添付して送ろうとしたら、忘れてしまった
・件名を付けるのは忘れてしまった

こういったことを防ぐ対策を紹介します。

それはメールを作成する順序を次のようにします。

『宛先をセット』すると送信できる状態になるため、宛先のセットする作業は最後に持ってきます。

すると、添付や件名を忘れてしまうようなことは無くせます。


ただし、添付ファイルの場合はそもそもファイルを添付すること自体が頭になければ効果はありません。

まとめ

近い未来『メール』というツールは誰も使用していないかもしれません。

『使用しないなら身に付けたことは意味がなくなる？』と思うかもしれません。

そんなことはありません。

ツールに変化が起きたとしても『文字で何かを伝えていく文化』は生き続けます。

そう考えると、いつの時代も文章力は求められていく能力です。

『文章』は『書いた量だけ成長できる』ものです。

実際にテクニックを覚えたら、後は実践をこなすだけです。

文章力を鍛える場面は多くあります。

『文章が苦手』『丁寧に書くのは面倒』と思う気持ちをぐっと抑えてご自身の成長として能力アップにしていただきたいと思います。

ぜひ一緒に文章力アップを頑張っていきましょう。