『5W1H』って聞くけど、どういう意味なの？
『5W1H』ってどんな時に使うものなのだろう？
この記事で紹介するコト
- 『5W1H』の概要説明
- 『5W1H』を使う目的
- 『5W1H」の使い方
『5W1H』を正しく理解しよう
『5W1H』の概要は『メールの伝わりやすい文章-テクニック5選』でも紹介しています。
すでにご覧いただいた方は次の項目まで飛ばしてください。
『5W1H』は5つの『W』、1つの『H』の頭文字を取った略称した言葉です。
社会人になった方であれば必ず、1度は聞いたことがある言葉かと思います。
■5W
- When：いつ
- Where：どこで
- Who：誰が
- What：何を
- Why：なぜ
■1H
- How：どのように
一つずつ用途や使い方の説明をしていきます
『5W』を理解しよう
『5W』の意味、使用目的を見ていきましょう。
1⃣ When：いつ
1⃣ When：いつ
期限を決める、スタートするタイミングを決める
表現を変えると次のような言葉になります。
- いつから
- いつまでに
やることが決定した後、『いつから始めるのか』そして『いつまでに完了させるのか』を決めるための『When』です。
打ち合わせ、会議などでやることが決定したにも関わらず、取り組むタイミング（開始日）や納期を決めずに進めてしまうこともあります。
『When』を決めずに開始するとダラダラと取り組んでしまうリスクに繋がります。
そのようなことが起きないようにするためにも『When』を決定しましょう。
2⃣ Where：どこで
2⃣ Where：どこで
『Where』は文字通り、場所を指します。
業務やプロジェクトによっては当てはめないケースもあります。
打ち合わせや商談などを決める際には当たり前のように場所を決めます。
また、トラブルが起きた際にトラブル箇所の特定に『Where』が登場します。
他の『W』と比較すると活躍の出番は多くありませんが、シチュエーションによっては活用は必須です。
3⃣ Who：誰が
3⃣ Who：誰が
これも文字通りイメージしやすいですね。
業務を進めていく上で『誰が担当をするのか』を決めるときに使用します。
明確に担当を決めないことに2つのデメリットが発生します。
『誰かがやってくれる』精神になってしまう
担当を明確に決めていない場合に陥りやすいです。
『誰かがやってくれる』の気持ちを持ってしまう
これは部署、チームの人数、プロジェクトに関わる人数が多くなればなるほど陥りやすいです。
このような考えを『リンゲルマン効果』と呼びます。
『リンゲルマン効果』が悪い方向にならないようにするためにも担当を明確に決めましょう！
担当を決めないと誰かが進めてくれていると思いがちかも...
『リンゲルマン効果』は関わる人が多くなるほど、責任感や当事者意識が欠けてしまう状態だね！
複数人が同じ業務をしてしまう
担当を明確に決めていない場合に働く心理があります。
それは...
自分の力量で担当できるのであれば自分が担当したい
意欲があって、良いことです。
ただ、こういった場合には担当を受け持つ公言できるほどの自信がないことがあり、正式に担当が決まっていないのに初めてしまうケースがあります。
少し手を付けてみて、やれるならやってみたいと思う感覚なのでしょう。
活躍したいと思う気持ちはとても良いことなんだけど...
上司や同僚に自分が担当することを伝えずに勝手に作業を進めてしまうのは良くありません。
同じ気持ちを持った社員は他にもいるかもしれません。
そう思っている同士が担当していることを把握していないと同じ作業をしてしまうリスクがあります。
せっかく進めた作業が無駄になるとモチベーションは下がります
上司、リーダーに関係なく、原則、担当を割り振るのは徹底しましょう。
4⃣ What：何を
4⃣ What：何を
これは重要というよりも『What』がないと始まらないです。
『誰が』『いつ』を決める前に必ず『What』の『何を』が決まっているはずです。
『What』に関しては意識せずにできている方も多いかと思います。
大枠の『何を』が決まったらタスクを細かく分ける！
次のように分けていくと良いでしょう。
- 『○○業務』を実行する
- 『○○業務』にはタスクA、タスクB、タスクCが存在する
- タスクAは○○作業と○○作業を行う必要がある
- タスクBは...
タスクで分けるのはとても重要だから覚えておこう！
5⃣ Why：なぜ
5⃣ Why：なぜ
『作業の目的』や『やる理由』が何かを明確にするときに使います。
作業の目的、やる理由が分かっていない状態では良い仕事に繋がりません。
目的を明確にしている場合のメリットは次の通りです
作業効率が良くなる
目的や理由を正しく把握している人は『何をどのようにしたら良いか』の思考で業務に取り組む傾向が強くなります。
目的を果たすためにはどの手段、方法が最適か、不要な作業はないかなど、効率的に作業をこなそうとします。
ただし、一概に全ての仕事で効率化が図れるとは限りません。
あくまでも目的、理由を理解することで思考の働きが活発になり、効率化が図れる可能性が高くなります。
アイディアが出やすい
目的を理解していると当然、目的に向かって作業をこなします。
そうなると次のような思考になります。
- Aを付け加えてみたらどうだろうか
- Bを無くしたらもっと良くなるかもしれない
アイディアが浮かぶ可能性を高めることができます
必ずしも良いアイディアが思い浮かぶわけではありませんが、目的を理解していない人と比べると格段に思考の幅は広がります。
やる気、やりがいに繋がる
目的を把握するとやる気、やりがいに繋がりやすいです。
目的を把握せず、『なんとなく』やっている場合には、自分の仕事が会社やお客様にどの程度、貢献に繋がっているのかイメージがしにくいものです。
目的を把握することで自分自身の仕事、役割の貢献度が分かり、やる気に繋がりやすいです。
『1H』を理解しよう
続いて『1H』について説明します。
『5W』と比較すると1つしかないので軽視しがちですが、とても重要です。
正しく意味、目的を理解して仕事で活用していきましょう！
HOW：どのように
『1H』は『How：どのように』です。
『How』は具体的な方法、手段を決めるものです。
○○の業務（What）をどんな方法（How）で進めていくか？
『What』とセットで考えると、よりイメージがつきやすいですね。
『How』に関しては仕事を進めていく中で変更になることもあります。
初めから方法（手段）を固めてしまうのは、おすすめできません。
どうしてですか？
状況の変化や軌道、方向性に修正が入った場合に直すのに苦労する可能性が高いためです。
一定の方法、手段を決めたら、進めながらやり方を固めていくのがおすすめ！
『5W2H』『5W3H』の考え方
『5W2H』『5W3H』の考え方も存在します。
記載の通り『H』が2つ追加されたバージョンです。
2つ追加した『H』について説明します。
1⃣ How Much：いくら
1⃣『How Much：いくら』
文字通りのため、イメージがしやすいかと思います。
どれくらいの費用（お金）がかかるのかを算出にするときに使用する
業務、プロジェクトによっては費用がかかりすぎる場合には『やらない』選択肢を取る場合もあります。
またはコスト次第で代替案を探してコストを下げる選択を取ることはビジネスの世界ではよくあることです。
2⃣ How Many：規模
2⃣『How Many：規模』
業務、プロジェクトなどの規模がどの程度かを把握する際に使用する
どの程度の規模なのか把握することは重要です。
多くの方は対応している仕事の規模感は把握できているかと思います。
もし『把握できていなかった...』そんな方は『How Many』を思い出して規模を把握するようにしましょう。
実は『6W1H』『7W1H』が存在している？
『6W1H』『7W1H』の存在をご存知ですか？
聞いたことなかったです
『6W1H』『7W1H』は活用するのはケースや個人の考えによっては変わります。
意識して使ったほうが良いのかな？
著者の考えは基本となる『5W1H』を正しく活用できていれば充分かと思います。
※幹部、経営者などの立場の方には必要な考えです
追加の『2W』はそこまで意識しなくて良いと考えてます。
次の項目で「2W」の説明をします。
活用したいと思った方はぜひ取り入れていただくのが良いかと思います。
1⃣ Whom：誰に
1⃣『Whom：誰に』
『Whom』を教えている会社はそこまで多くないかなと思います。
理由は出番が少ないからです。
他の『5W』と比較すると出番は少ないです。
ターゲットを正確に把握する際に使用する
サービス提供する『ターゲット』を正確に把握することは重要（基本）です。
もし『ターゲット』があいまいですと良いサービスは提供できません。
そうならないためにも『Whom』を正確に把握しておきましょう。
喜ぶお客様の顔を浮かべるとやる気が湧いてくる
こんな時は『Whom』が明確になっていると良いサービス提供をする為に頑張ろう！と活力が湧き、やる気の向上に繋がりますね。
2⃣ Which：どちらか
2⃣『Which：どちらか』
物事を決める際に複数の選択肢がある場合に活用する
原則、複数の選択肢がある前提での話です。
複数の選択肢がない場合には『Which』を使うために複数の選択肢を用意することは重要なことです。
選択肢が複数あったほうが最適に物事を進められる可能性は高くなります。
まとめ
ビジネスで必須の『5W1H』について説明してきました。
- 意味は理解していたけど、意識できていなかった
- 意味や活用する場面が分かっていなかった
こんな方へ本記事を参考にしていただけたら、大変嬉しく思います。
『5W1H』が定着していない方は常に目につく箇所に『5W1H』の説明書きをメモで置いておくのが良いでしょう。
特にパソコンモニターに付箋を貼ったり、デスクマットの下は目につきやすいのでおすすめです。
『5W1H』は基本として教わるので時間と経過で疎かになっている方も多いのではないでしょうか。
『5W1H』は新人、マネージャー、経営者など立場や経験は関係なく常に使用すべきスキルです。
常に無意識に『5W1H』が体に浸透している状態を目指しましょう。